Quel est le coût du logiciel VSPS incluant les mises à jour?

Le prix dépend du nombre d'entreprises. Par exemple, dans le cas d'une licence pour une seule entreprise, les frais du logiciel VSPS sont de 150 $ par année. Ce montant est payable lors de l'acquisition du logiciel. Ceci inclut une heure gratuite de soutien, ce qui est normalement suffisant pour l'année. Rappelons que contrairement à la plupart des logiciels, vous êtes en droit d'installer VSPS dans tous vos ordinateurs (bureau, portable, résidence, etc).

Les mises à jour durant l'année sont gratuites. Par exemple, pour l'année 2011, il y a eu 6 mises à jour (changements et/ou améliorations du logiciel).

Veuillez noter qu'à chaque année, vers la fin du mois de décembre, une nouvelle version du logiciel VSPS est disponible pour traiter les paies de l'année suivante. C'est à partir de ce moment que le client qui veut continuer d'utiliser VSPS doit payer de nouveau 150 $ (dans le cas d'une licence pour une seule entreprise). Il peut alors installer et utiliser le nouveau logiciel VSPS. Encore une fois, la nouvelle licence donne droit à une heure gratuite de soutien.

En ce qui concerne les changements de retenues à la source, au début de chaque année, les gouvernements effectuent des modifications. De plus, très souvent, d'autres changements sont effectifs à partir du 1er juillet (mais pas nécessairement pour toutes les provinces). De toute façon, s'il y a des changements dans les retenues à la source au cours de l'année (le plus souvent, pour le 1er juillet), nous avisons nos clients par courriel qu'une mise à jour du logiciel VSPS est disponible sur notre site web dans le menu "Téléchargement". Ceux-ci peuvent alors télécharger gratuitement cette mise à jour (comme toutes les autres mises à jour de l'année pour laquelle ils ont acquis la licence de VSPS d'ailleurs).

Enfin, pour connaître le prix des autres licences offertes pour le logiciel VSPS, veuillez consulter le bon de commande (accessible à partir du menu).

Peut-on faire les payes d'un employé de construction au Québec? Si oui, comment?

Oui. Dans le dossier de l’employé, dans l’onglet “Divers”, il faut tout d’abord cocher la case pour indiquer qu’il s’agit d’un employé travaillant dans le domaine de la construction au Québec (règles de la CCQ). Ceci a pour effet d’afficher des colonnes supplémentaires dans l’écran de paye.

En premier lieu, 2 colonnes servent pour les payes de vacances. Mentionnons que pour un employé de la construction au Québec, la CCQ (Commission de la construction du Québec) oblige l’employeur à ajouter aux revenus de l’employé, à chaque période de paye, 13% de vacances (13% x nombre d’heures assujetties à la CCQ x taux horaire). En réalité, il s’agit de 6% pour les vacances annuelles, 5.5% pour les congés fériés et 1.5% pour les congés de maladie.

Cependant, ce montant de vacance n’est pas versé directement à l’employé. L’employeur doit plutôt verser ce montant à la CCQ qui, deux fois par année, paye un montant d’indemnité de vacances aux employés de construction du Québec. Étant donné que l’employé ne reçoit pas le montant de vacances avec sa paye, le logiciel affiche une autre colonne pour la déduction des vacances CCQ. Par défaut, le montant est le même que celui apparaissant dans la colonne des revenus de vacances CCQ.

Par ailleurs, pour un employé de construction du Québec, dans l’écran de paye, par défaut, le logiciel suppose que les heures inscrites sont toutes des heures travaillées dans le domaine de la construction. Cependant, dans les dernières colonnes de l’écran de paye, l’usager peut modifier les heures dans la colonne “Heures assujetties à la CCQ” ainsi que le montant dans la colonne “Revenu pour le calcul des vacances CCQ”. Ceci affecte le calcul des vacances CCQ ainsi que les autres revenus et déductions relatifs aux salaires assujettis aux règles de la CCQ.

Autrement dit, si dans une période de paye, un employé a fait des heures assujetties à la CCQ et des heures hors CCQ, il faut modifier le nombre d’heures dans la colonne “Heures assujetties à la CCQ” pour que le logiciel puisse calculer les revenus et les déductions correctement.

De plus, comme VSPS permet d’attribuer 2 taux horaires différents par employé, dans ces circonstances, le logiciel suppose toujours que le premier taux horaire est celui utilisé pour les heures travaillées dans le domaine de la construction. Donc, si jamais l’employé fait des heures à un taux horaire différent et que ces heures ne sont pas toutes assujetties aux règles de la CCQ, il faut se servir de la feuille de temps pour répartir les heures au taux 1 (celui servant pour les heures assujetties aux règles de la CCQ) et au taux 2 (heures hors CCQ).

Normalement, un employé de construction au Québec reçoit également un montant d’indemnité pour l’équipement de sécurité. Ce montant est non imposable et est calculé selon le nombre d’heures assujetties à la CCQ. Dans le dossier de l’employé, dans l’onglet “Revenus”, il faut inscrire, dans Autres Revenus 1 ou 2, le montant par heure et sélectionner “$ par hre, non imposable”. Comme indiqué plus loin, il est possible de renommer ”Autre revenu 1” et ”Autre revenu 2”.

De plus, il y a habituellement un montant d’avantage imposable au Québec seulement. Dans le dossier de l’employé, il suffit de cliquer sur l’onglet “Avantages” et d’inscrire le montant par heure dans “Autres avantages imposables au PROVINCIAL seulement”.

Une autre particularité pour un employé de construction au Québec est qu’il y a aussi une déduction appelée “Prélèvement” (par exemple, .75% du revenu brut excluant les avantages imposables). Rappelons que dans VSPS, en cliquant sur l’icône “Entreprise”, on peut renommer les 2 postes d’autres revenus et chacune des 10 autres déductions. Par exemple, on peut remplacer le nom “Autre déduction 2” par “Prélèvement CCQ”, ce qui est beaucoup plus précis comme description dans l’écran de paye et sur les rapports. Ensuite, dans le dossier de l’employé, il s’agit d’indiquer comment ce montant doit être calculé.

En ce qui concerne le rapport mensuel à produire à la CCQ, pour l’instant, VSPS ne produit pas ce rapport. Toutefois, le logiciel permet de générer des rapports dans lesquels on peut facilement obtenir les données mensuelles des employés sélectionnés. Pour plus de détails, veuillez lire la section «Rapport sommaire ou détaillé des payes pour un intervalle de temps» du chapitre 13 du manuel. Il est important de noter que dans les critères de sélection du rapport, il faut sélectionner l’option ”Selon dates de fin de période de paye” (et non pas l’option ”Selon dates de chèques”).

Ensuite, à partir des données mensuelles du groupe d’employés sélectionnés pour le rapport, il faut calculer manuellement les cotisations mensuelles de l’employeur. Finalement, il ne reste qu’à remplir le rapport mensuel de la CCQ sur le site web de la CCQ (www.ccq.org).

Est-il permis d'installer le logiciel sur plusieurs ordinateurs?

Oui. En fait, vous êtes en droit d'installer le logiciel VSPS sur le nombre d'ordinateurs que vous désirez. Cependant, lorsque vous faites l'acquisition du logiciel VSPS 2012, vous avez droit de faire les payes de 2012 seulement pour les entreprises pour lesquelles vous avez acheté la licence de 2012.

Le contrôle des entreprises autorisées est fait par l'utilisation du fichier NAMES-12.TXT. Il s'agit d'un fichier codé que nous vous faisons parvenir par courriel et que vous devez copier dans le répertoire d'installation du logiciel VSPS (par défaut, C:\VSPS 2012).

Ainsi, lors du démarrage du logiciel, vous ne pouvez ouvrir que le fichier d'une entreprise autorisée, c'est-à-dire pour laquelle nous avons inscrit le nom codé à l'intérieur du fichier NAMES-12.TXT. Chaque client possède un fichier NAMES-12.TXT qui lui est propre. A noter que ce fichier peut contenir plusieurs noms d'entreprises autorisées.

Comment peut-on se procurer le logiciel VSPS?

VSPS n'est pas vendu en magasin. Il n'est disponible qu'à partir du présent site web et ce, par téléchargement seulement. Pour en faire l'acquisition, il s'agit de remplir le bon de commande (en sélectionnant, dans le menu, "Prix et bon de commande"). Si vous payez par carte de crédit, vous pouvez nous faire parvenir votre bon de commande par télécopieur (514 769-4644). Si vous préférez, vous pouvez également nous l'envoyer par la poste en payant par chèque ou par carte de crédit.

Sur réception de votre paiement, nous vous ferons parvenir, par courriel, votre facture et les instructions d'installation ainsi que votre fichier NAMES-12.TXT, soit le fichier codé contenant le(s) nom(s) de votre(vos) entreprise(s) autorisée(s).

En ce qui concerne le logiciel, vous devez le télécharger en sélectionnant, dans le menu, "VSPS (logiciel complet)" dans la section "Téléchargement".

Est-il possible d'installer VSPS sur un ordinateur ayant une version antérieure à Windows XP?

Le logiciel VSPS a été conçu pour fonctionner sur Windows XP ou une version plus récente de Windows (Vista ou Windows 7). D'ailleurs, lors de l'installation de VSPS, si votre ordinateur contient une version plus ancienne de Windows, un message d'avertissement est affiché pour vous aviser de cette situation.

Malgré tout, habituellement avec Windows 2000 ou une version ultérieure, VSPS fonctionne sans problème. Cependant, si jamais vous installez VSPS sur un ordinateur ayant un système d'exploitation plus ancien que Windows XP et que vous éprouvez des problèmes, vous devrez alors "désinstaller" le logiciel (en sélectionnant "démarrer", "Tous les programmes", "VSPS 2012" et "Suppression de VSPS 2012").

Pour s'assurer du bon fonctionnement du logiciel VSPS, il demeure recommandé d'utiliser Windows XP ou une version plus récente (Vista ou Windows 7).

Depuis combien de temps le logiciel VSPS existe-t-il?

L'année 2012 marque la 10ème année d'existence de VSPS. Cependant, il n'est disponible sur le marché que depuis 2006. En effet, de 2003 à 2005, une dizaine d'entreprises ont été sélectionnées pour utiliser VSPS dans le but de le faire évoluer et de le tester adéquatement.

D'ailleurs, ces années ont non seulement permis d'atteindre la stabilité désirée mais également de s'assurer que le logiciel réponde bien aux besoins des petites entreprises en ce qui a trait à la facilité d'utilisation et à la flexibilité requise.

C'est pourquoi VSPS est maintenant tellement simple à utiliser que même des personnes, sans aucune expérience de paye, peuvent facilement l'utiliser.

Il s'agit de la première utilisation de VSPS pour mon entreprise. J'ai installé le logiciel et copié le fichier de contrôle NAMES-12.TXT dans le répertoire de VSPS. Par conséquent, il ne me reste qu'à créer la base de données de cette entreprise. Comment dois-je procéder?

Pour ce faire, dans l'écran principal du logiciel VSPS, vous devez sélectionner "Ouvrir". Une fois rendu dans l'écran de sélection du fichier, il suffit de choisir le nom de l'entreprise et de cliquer sur le bouton "Créer nouveau fichier".

A noter que les données de payes sont sauvegardées dans une base de données qui porte l'extension ".DL7". Ce fichier est créé par VSPS et son nom est composé du nom de l'entreprise suivi de 12.DL7. Par exemple, si l'entreprise s'appelle "Ma compagnie Inc.", le nom de la base de données sera alors "Ma compagnie Inc.12.DL7".

Enfin, voici les étapes à suivre pour être en mesure de faire votre première paye:

- Inscrire les informations sur l'entreprise (chapitre 6 du manuel)

- Remplir le dossier des employés (chapitre 7 du manuel)

- S'il y a lieu, inscrire les données dans l'historique (chapitre 8 du manuel)

- Faire la configuration de l'impression des chèques et des talons (chapitre 9 du manuel)

- Si vous désirez exporter des écritures comptables, inscrire les comptes du grand-livre (chapitre 12 du manuel)

Le manuel d'utilisation de VSPS se trouve dans le sous-répertoire "Doc" du répertoire d'installation du logiciel VSPS (par défaut, C:\VSPS 2012).

J'ai utilisé VSPS en 2011, à la fin de l'année 2011, comment faire pour créer la base de données de 2012?

Il faut se servir de la fonction "Créer une base de données pour la prochaine année (conversion)" dans le menu "Base de données" de l'écran principal de VSPS. Cette fonction sert à créer une nouvelle base de données tout en transférant les informations requises pour les payes de la prochaine année (dossiers des employés, configuration pour l'impression des chèques, solde de vacances à payer, comptes de grand-livre, etc).

Notons que logiciel transfère dans la nouvelle base de données les informations de tous les employés sauf ceux pour qui on a indiqué qu'ils ont terminé dans le dossier des employés (icône "Employés" de l'écran principal du logiciel)

Cette fonction n'est autorisée que vers la fin du mois de décembre. Évidemment, il est très important d'effectuer cette procédure qu'après avoir reporté la dernière paye de l'année dans la base de données (bouton "Reporter" de l'écran de paye). Il est également primordial de s'assurer d'utiliser la dernière version du logiciel VSPS, soit celle habituellement disponible à la fin du mois de décembre. En effet, ce n'est qu'à ce moment que nous sommes en mesure de savoir la structure de base de données qui sera nécessaire pour la prochaine année. Rappelons, que les mises à jour du logiciel VSPS pour l'année courante sont gratuites. D'ailleurs, il demeure toujours préférable de visiter régulièrement le site web pour s'assurer d'utiliser la version la plus récente.

Notons que la création d'une nouvelle base de données pour l'année suivante n'affecte aucunement la base de données de l'année courante car il s'agit de la création d'un nouveau fichier distinct. De plus, vous pouvez effectuer cette opération autant fois que vous le désirez (par exemple, suite à des changements dans la base de données de payes de l'année courante) car le logiciel vous demande à chaque fois si vous désirez remplacer le nouveau fichier.

Par défaut, le nouveau fichier de 2012 est sauvegardé dans le répertoire contenant VSPS 2011 mais il est possible d'utiliser un autre répertoire.

Le nom de la nouvelle base de données de payes de 2012 est toujours le nom de l'entreprise suivi de "12.DL7". Par exemple, si l'entreprise s'appelle "Ma compagnie Inc.", le nom de la base de données de payes pour l'année 2012 sera alors "Ma compagnie Inc.12.DL7".

Lorsque vous ferez l'achat de votre nouvelle licence pour l'année 2012, nous vous ferons parvenir un nouveau fichier de contrôle portant le nom de NAMES-12.TXT. Ce dernier est un fichier codé contenant le nom de vos entreprises autorisées pour l'utilisation de VSPS 2012. Vous devrez alors installer VSPS 2012.

Ensuite, il faudra copier NAMES-12.TXT dans le répertoire d'installation du logiciel VSPS 2012 (par défaut, C:\VSPS 2012). Enfin, il ne restera plus qu'à copier votre (vos) nouvelle(s) base(s) de données de 2012 dans ce même répertoire (fichiers avec l'extension "12.DL7").

J'ai constaté que le logiciel contient une fonction d'aide mais est-ce-qu'il y a également un manuel d'instructions?

Oui. Lors de l'installation du logiciel VSPS, le manuel est sauvegardé dans le sous-répertoire "Doc" du répertoire d'installation du logiciel VSPS (par défaut, C:\VSPS 2012). Il s'agit d'un fichier de format Acrobat (pdf). Si vous le désirez, vous pouvez imprimer ce livre. Enfin, si vous n'avez pas encore installé VSPS, vous pouvez toujours télécharger le manuel en sélectionnant, dans le menu du présent site web, "Manuel d'utilisateur" dans la section "Téléchargement".

Lors de la suppression (désinstallation) du logiciel VSPS, est-ce que les données de payes sont effacées?

Non. La procédure de suppression de VSPS n'efface pas vos bases de données de payes (fichiers avec l'extension ".DL7") ni votre fichier NAMES-12.TXT. Ainsi, si vous voulez installer VSPS dans un autre ordinateur, vous devez copier ces fichiers dans le répertoire d'installation de VSPS du nouvel ordinateur.

Cependant, pour ne prendre aucun risque, il est tout de même recommandé de faire une copie de sauvegarde du répertoire de VSPS (par défaut, C:\VSPS 2012) avant de procéder à la suppression du logiciel. A remarquer que le répertoire de VSPS contient aussi des sous-répertoires dans lesquels le logiciel sauvegarde d'autres fichiers (par exemple, les fichiers d'écritures comptables).

Si je dois réinstaller VSPS ou installer une mise à jour, est-ce que les données de payes seront effacées?

Non. Dans ces circonstances, vos bases de données de payes (fichiers avec l'extension ".DL7") ne sont pas effaçéees, ni votre fichier NAMES-12.TXT.

Cependant, pour ne prendre aucun risque, il est tout de même recommandé de faire une copie de sauvegarde du répertoire de VSPS (par défaut, C:\VSPS 2012) avant cette procédure. A remarquer que le répertoire de VSPS contient aussi des sous-répertoires dans lesquels le logiciel sauvegarde d'autres fichiers (par exemple, les fichiers d'écritures comptables).

Que faire lors de l'embauche d'un nouvel employé?

Lors de l'arrivée d'un nouvel employé, il faut créer un nouveau dossier. Pour ce faire, on doit sélectionner, dans la fenêtre principale du logiciel, l'icône "Employés". Une fois dans cet écran, il suffit de cliquer sur le bouton "Nouvel employé" et d'inscrire les informations relatives à cet employé.

Vous remarquerez qu'il y a plusieurs onglets ("Info de base","Revenus","Avantages","Déduct.", etc), chacun étant une section du dossier des employés.

Il est toujours préférable de prendre le temps de réviser les informations inscrites, en particulier, le nom, la date de naissance et le numéro d'assurance sociale. De plus, il ne faut pas oublier d'inscrire le taux de vacances.

Pour de plus amples informations sur le dossier des employés, veuillez consulter le chapitre 7 du manuel d'utilisation.

Comment doit-on procéder lorsqu'il faut modifier le salaire ou le taux de vacances d'un employé?

Dans le dossier des employés, il faut tout d'abord cliquer sur l'onglet "Revenus". Dans cet écran, on y retrouve la rémunération effective au début de l'année. Or, lors d'un changement de la rémunération, il ne faut pas modifier le salaire fixe ou le taux horaire dans cet écran. Il faut plutôt cliquer sur le bouton "Changements" pour l'inscrire dans l'annexe du dossier des employés.

Dans cette annexe, lorsque l'on inscrit un changement du taux horaire ou du salaire fixe, il faut indiquer à partir de quelle date cette modification prend effet. Il est important de noter, qu'avec VSPS, il faut toujours procéder selon les dates de chèques.

Par exemple, si un employé reçoit une augmentation de salaire à partir du 1er juin, il faut inscrire la date du chèque de la paye qui inclut la date du 1er juin. Ainsi, une modification du taux horaire ou du salaire fixe sera toujours effective à partir du début d'une période de paye.

Pour simplifier la détermination de la date à inscrire, le bouton "Dates de payes" permet de consulter toutes les dates de début et de fin des périodes de payes ainsi que les dates de chèques.

Si jamais une augmentation de salaire ne survient pas dès le début d'une période de paye, on peut procéder de différentes façons. Prenons le cas suivant. Durant une période de paye, un employé a travaillé 16 heures à 10.00 $ et 24 heures selon son nouveau taux horaire, soit 11.00 $. Pour calculer la paye, la manière la plus simple est d'inscrire un montant de 24.00 $ dans la colonne "Autres revenus 1" de l'écran de paye et d'enregistrer l'augmentation de salaire comme étant effective à partir de la date de chèque de la prochaine paye. Une autre façon de faire serait d'employer un taux horaire moyen (10.60 $). Enfin, on pourrait aussi se servir de Taux 1 et Taux 2.

Pour ce qui est du pourcentage de taux de vacances d'un employé, dans le dossier des employés, une case est prévue pour entrer un changement de taux. Il est important de noter qu'il ne faut jamais inscrire le nouveau taux de vacances dans le Taux 1 car ce dernier est celui qui est effectif au début de l'année. Tel qu'indiqué, il faut plutôt l'inscrire dans le Taux 2 de vacances et inscrire la date de chèque de la période de paye où ce taux entre en vigueur.

Comment traiter un montant de congé payé (par exemple, le congé de Noël)?

Au Canada, un travailleur a droit à certains congés payés (Jour de l'an, Noël, Pâques, etc). Par exemple, au Québec, selon la Commission des normes du travail (www.cnt.gouv.qc.ca), habituellement, la compensation à payer à un employé est de 1/20 de son salaire gagné au cours des quatre semaines complètes de paye précédant la semaine du congé, sans tenir compte des heures supplémentaires. Toutefois, il est essentiel de consulter les lois et les normes en vigueur dans votre province pour vous assurer de calculer correctement les montants de congé à payer.

Avec le logiciel VSPS, lorsque l'on verse un tel montant à un employé, on peut procéder de différentes façons.

Si l'employé est rémunéré selon un taux horaire et que vous utilisez les feuilles de temps du logiciel VSPS, vous pouvez inscrire le nombre d'heures payées pour ce congé dans la colonne "Ajustement d'heures" de la feuille de temps et inscrire une note dans la colonne suivante.

Cependant, certains employeurs préfèrent plutôt que ce genre de versement soit affiché de façon distincte dans les rapports de payes. Pour ce faire, il s'agit alors de calculer le montant brut à payer pour ce congé et de l'inscrire dans la colonne "Autres revenus 1" de l'écran de paye. Ensuite, il est préférable d'inscrire une description dans la colonne "Notes" de l'écran de paye (ex : "8 heures payées pour Pâques"). Avec cette méthode, il est important de ne pas oublier de modifier la colonne "Heures assur. pour A.E." pour inclure le nombre d'heures attribuables pour ce congé. Dans ces circonstances, une étoile rouge est affichée pour indiquer qu'il s'agit d'une entrée directe.

Nous devrons bientôt verser les vacances annuelles à nos employés. Comment déterminer ces montants et quelle est la façon de procéder avec VSPS?

Normalement, un employé a droit à des vacances à chaque année. Au Québec, ce droit s'acquiert pendant une période de 12 mois consécutifs. Celle-ci, appelée "année de référence", est déterminée par l'employeur ou, à défaut, par la Loi sur les normes du travail. Dans ce dernier cas, elle s'étend du 1er mai au 30 avril. La durée des congés annuels et le montant de l'indemnité varient selon le service continu du salarié par rapport à l'année de référence de l'entreprise. Avant le début de son congé, le salarié doit recevoir son indemnité de congés annuels. Ce montant doit être équivalant à 4 % (ou 6 % si l'employé a 5 ans et plus de service continu) du salaire brut gagné au cours de l'année de référence.

Évidemment, pour vous assurer de calculer correctement les montants à verser pour les vacances annuelles ainsi que la durée de ces vacances, il est primordial de consulter les lois et les normes en vigueur dans votre province. Par exemple, au Québec, vous pouvez consulter le site web de la Commission des normes du travail (www.cnt.gouv.qc.ca).

Avec le logiciel VSPS, pour établir les montants de vacances annuelles à payer, il faut tout d'abord cliquer sur l'icône "Rapports". Dans l'écran de sélection du rapport, il faut choisir "Vacances à payer à une date quelconque pour des employés sélectionnés" et cliquer sur l'onglet "Critères de sélection".

Dans cet écran, une fois que l'on a sélectionné les employés désirés, il faut cliquer sur "Intervalle selon des dates de chèques" et inscrire la date de chèque de la période de paye qui inclut la date de fin de l'année de référence de l'entreprise.

Rappelons que pour simplifier la détermination de la date à inscrire, le bouton "Dates de payes" permet de consulter toutes les dates de début et de fin des périodes de payes ainsi que les dates de chèques.

Après avoir cliqué sur le bouton "Continuer", le logiciel affiche le montant de vacances annuelles à payer à chaque employé. Il faut alors imprimer ce rapport car ces montants seront ceux à inscrire dans l'écran de paye lors du versement des payes de vacances.

Il arrive parfois qu'un employé désire savoir comment a été déterminé son montant de vacances annuelles. VSPS permet de répondre facilement à ce genre de question. Il s'agit de sélectionner le rapport "Détail des vacances à payer pour un employé". Pour plus d'informations, veuillez consulter le chapitre 13 du manuel.

Dans l'écran de paye, lorsque l'on verse des vacances à un employé, il est très important d'inscrire ce montant dans la colonne "Vacances" de façon à ce que le logiciel puisse soustraire ce montant dans l'établissement du solde de vacances à payer à cet employé.

Par ailleurs, lorsque l'on verse un montant pour des vacances annuelles, surtout s'il s'agit d'un montant versé en plus de la paye régulière, les montants d'impôts à payer sont évidemment plus élevés par rapport à une paye normale. Pour réduire l'impact fiscal, dans ces circonstances, le logiciel offre une option pour établir les montants d'impôts en prenant en considération que la rémunération est reçue pour plus d'une période de paye.

Prenons l'exemple suivant: Un employé fait 800 $ par semaine et la période de paye est hebdomadaire. Il a 2,200 $ de vacances accumulées. Il a droit à 2 semaines de vacances. Il décide de prendre ses vacances et de se faire verser le solde de vacances accumulées. Si on lui verse ce montant avec sa paye normale, sa rémunération pour cette semaine sera alors de 3,000 $. Pour éviter de calculer des impôts sur un salaire hebdomadaire de 3,000 $, le logiciel offre une option pour calculer les impôts à prélever d'une autre façon, soit selon la rémunération moyenne. Dans cet exemple, selon cette méthode, l'impôt serait plutôt de 3 fois l'impôt calculé sur un salaire de 1,000 $ par semaine, soit 3,000 $ pour 3 semaines (une semaine travaillée et 2 semaines en vacances sans rémunération). Il faut noter qu'avec cette méthode, les impôts prélevés représentent un montant moins élevé par rapport à la méthode normale.

Que faire pour corriger une paye?

Si la correction doit être effectuée dans la période courante de paye, il suffit simplement de cliquer sur l'icône "Paye" et de faire les changements désirés. Il ne faut surtout pas oublier de cliquer sur le bouton "Reporter" pour sauver les modifications dans la base de données. Rappelons que vous pouvez reporter les données autant de fois que vous le désirez. A chaque fois, toutes les données de cette période de paye sont ainsi mises à jour.

Suite à ces corrections, on peut évidemment émettre de nouveaux chèques et imprimer les rapports de payes (rapport sommaire, détail des revenus, etc). De plus, s'il y a lieu, il faut créer le fichier d'écritures comptables. Si des écritures avaient déjà été inscrites dans votre système comptable pour cette période de paye, il faut alors renverser ce lot d'écritures. Pour connaître la façon de procéder, veuillez consulter le chapitre 11 du manuel.

Par ailleurs, si jamais vous aimeriez corriger une paye d'une période antérieure, la procédure est quelque peu différente. En effet, il faut plutôt sélectionner, dans la fenêtre principale du logiciel, l'icône "Rapports". Ensuite, il s'agit de choisir "Payes antérieures par période avec possibilité de correction de paye" et cliquer sur le bouton "Continuer". Dans l'écran des payes antérieures, c'est-à-dire celles qui furent reportées dans la base de données, pour se positionner sur la période de paye désirée, il faut cliquer sur la barre de défilement du numéro de période.

La prochaine étape consiste à cliquer dans la case de la colonne "Sélect." de chaque employé dont la paye doit être modifiée. En cliquant sur le bouton "Éditer", l'écran de paye est affiché et ne contient que les informations des employés sélectionnés. On peut alors apporter les modifications désirées et même imprimer de nouveaux chèques. Rappelons, qu'une fois les modifications terminées, il ne faut surtout pas oublier de cliquer sur le bouton "Reporter" de l'écran de paye pour sauver les changements dans la base de données.

Suite au report, il est important de quitter l'écran de paye et de retourner dans le rapport de payes antérieures pour imprimer les nouveaux rapports de paye et s'il y a lieu, créer un nouveau fichier d'écritures comptables. Encore une fois, si des écritures avaient été inscrites dans votre système comptable pour cette période de paye, il faut renverser ce lot d'écritures. Pour connaître la façon de procéder, veuillez consulter le chapitre 11 du manuel.

Finalement, si vous avez omis de faire la paye d'un employé dans une période qui précède la période de paye courante, ce genre de correction ne peut pas s'effectuer à partir du rapport de payes antérieures. Dans ce cas, veuillez consulter la prochaine section "Comment procéder si j'ai oublié de faire la paye d'un employé dans une période antérieure?".

Comment procéder si j'ai oublié de faire la paye d'un employé dans une période antérieure?

Il faut noter que VSPS ne sauvegarde pas les payes dont le solde est nul (paye nette de 0 $). Ainsi, si vous avez omis de faire la paye d'un employé dans une période antérieure à la période courante, vous ne pouvez pas vous servir du rapport "Payes antérieures par période avec possibilité de correction de paye" car aucune paye ne fut reportée pour l'employé omis.

Dans ces circonstances, il faut plutôt cliquer sur l'icône "Paye". Normalement, les données de la paye de la période courante sont affichées. Si vous ne l'aviez pas encore fait, il faut cliquer sur le bouton "Reporter" pour sauvegarder les données de la paye courante.

Par la suite, il est très important de cliquer sur le bouton "Effacer" pour avoir une feuille de travail vierge. Si vous utilisez les feuilles de temps, des heures sont peut-être affichées. Si c'est le cas, pour tous les employés sauf celui omis, veuillez inscrire 0 à chaque endroit où il y a des heures (une étoile rouge indiquera la présence de l'entrée directe). En fait, il faut que la paye nette de chacun des autres employés soit égale à zéro.

Ensuite, dans le haut de l'écran, il faut cliquer sur la barre de défilement jusqu'à ce que la période de paye antérieure désirée soit affichée. A chaque clic, on peut remarquer la date de début et la date de fin de la période de paye. Une fois positionné sur la bonne période de paye, il s'agit de cliquer sur le bouton "Confirmer" (qui n'est visible que lors d'un changement de période).

Bien que tous les employés soit affichés à l'écran, il ne faut faire la paye que de l'employé qui avait été oublié auparavant.

Une fois terminée, il faut cliquer sur le bouton "Reporter" pour sauver cette paye dans la base de données. Comme vous aviez déjà reporté les payes de d'autres employés, un message sera affiché pour chacun des autres employés ayant une paye pour cette période. Ce message vous indiquera que vous aviez déjà reporté une paye pour … (nom de l'employé) mais cet employé n'a présentement pas de paye à l'écran. Il vous sera alors demandé si vous désirez effacer les données de cet employé qui avaient été reportées. Pour chacun des messages semblables, il faut absolument cliquer sur « NON » (ne veut pas effacer aucune paye).

Finalement, il faut quitter l'écran de paye et retourner dans le rapport de payes antérieures pour imprimer les nouveaux rapports de paye et s'il y a lieu, créer un nouveau fichier d'écritures comptables. Si des écritures avaient été inscrites dans votre système comptable pour cette période de paye, il faut renverser ce lot d'écritures. Pour connaître la façon de procéder, veuillez consulter le chapitre 11 du manuel.

Que faire lorsqu'un employé quitte définitivement?

Lorsqu'un employé cesse de travailler pour l'entreprise, il faut préparer sa dernière paye. Celle-ci inclut habituellement le solde de vacances à payer. Avant d'ouvrir l'écran de paye, il est important d'aller dans le dossier de cet employé et de choisir "Cessation d'emploi" pour le genre de paye de vacances. Ainsi, le solde de vacances à payer sera automatiquement affiché dans la colonne "Vacances" de l'écran de paye.

Si vous oubliez de sélectionner "Cessation d'emploi" pour le genre de paye de vacances et que vous entrez directement le montant dans la colonne "Vacances", le logiciel assumera alors qu'il s'agit d'un montant de vacances annuelles. Dans ce cas, même après ce paiement final, il restera un solde de vacances car le logiciel aura calculé un montant de vacances sur le salaire brut total, incluant la paye de vacances (tel qu'indiqué par la Loi sur les normes du travail au Québec).

Heureusement, même si vous faites ce genre d'erreur et que cet employé a déjà encaissé sa paye, VSPS vous permet de radier ce solde de vacances. Il suffit d'aller dans le rapport "Détail des vacances à payer pour un employé" et d'inscrire, à la dernière période, dans la colonne "Ajustement", ce solde mais en négatif. Pour plus d'informations sur ce rapport, veuillez consulter le chapitre 13 du manuel.

Par ailleurs, une fois que l'on a complètement fini de traiter la paye de cette période, si on le désire, on peut aller dans le dossier de cet employé et sélectionner "Oui" dans la case "Terminé". Ainsi, cet employé ne sera plus affiché dans l'écran de paye. Cependant, avant de sélectionner "Oui" dans la case "Terminé", veuillez vous assurer que vous avez vraiment effectué toutes les étapes du traitement de cette période de paye (report dans la base de données, impression des chèques, impression des rapports et s'il y a lieu, exportation des écritures comptables).

Enfin, en ce qui concerne la préparation du Relevé d'emploi (RE), veuillez consulter le chapitre 13 du manuel.

Comment procéder pour l'impression des feuillets T4 et du Sommaire T4?

Tout d'abord, avant de lancer l'impression des feuillets T4, il est toujours préférable d'aller dans le dossier des employés et de s'assurer que les noms et adresses des employés sont exacts et complets.

Ensuite, à partir de l'écran principal de VSPS, il faut cliquer sur "Rapports" et sélectionner "Déductions à la source et contributions d'employeur au Fédéral". Dans ce rapport, pour chacune des périodes de versement, il faut s'assurer d'avoir inscrit le paiement dans la colonne "Remise versée" sinon il y aura un solde à payer dans le Sommaire T4...

Pour l'impression des feuillet T4

Dans l'écran du Rapport T4, lorsque l'on clique sur le bouton "Imprimer", l'écran d'impression est affiché. Dans cette fenêtre, il faut tout d'abord indiquer si on désire imprimer les feuillets ou encore le Sommaire T4.

Ensuite, pour l'impression des feuillets T4, si on le désire, on peut sélectionner les employés en cochant la case de chacun de ces employés dans la colonne "Sélect". Il faut aussi choisir le type d'impression, soit un ou deux employés par feuille.

Notons que pour les feuilets T4 à remettre aux employés, il faut choisir "1 employé par feuille (2 copies)" car chaque employé doit avoir deux feuillets T4 (un qu'il doit joindre à sa déclaration de revenus et un à conserver pour ses dossiers). Ainsi, il faut remettre, à chaque employé, une feuille contenant deux copies de son feuillet T4 et lui remettre une feuille d'instructions pour les cases du T4 (imprimée automatiquement par VSPS).

En ce qui concerne les feuillets T4 à envoyer à Revenu Canada avec le Sommaire T4, on doit toujours choisir le format de deux noms d'employés différents par feuille. Selon ce format, comme il se doit, le logiciel imprime le numéro d'entreprise (NE) sur les feuillets.

Les feuillets T4 produits par VSPS sont autorisés par Revenu Canada. Il s'agit de les imprimer sur du papier blanc. Cependant, vous devez vous assurer d'utiliser la dernière mise à jour de VSPS (habituellement disponible en janvier suivant la fin de l'année). D'ailleurs, lors de l'impression du feuillet T4, le numéro débutant par "RC-" doit être suivi des 2 derniers chiffres de l'année (par exemple, pour 2011, "RC-11-…").

Pour le Sommaire T4

Finalement, en cliquant sur l'onglet "Sommaire", le logiciel affiche la feuille de travail servant à remplir le formulaire Sommaire T4. Vous pouvez imprimer cette feuille mais contrairement au feuillet T4, il ne s'agit pas du formulaire officiel à envoyer à Revenu Canada avec une copie des feuillets T4.

En effet, il est important de noter qu'il faut remplir le Sommaire T4 manuellement ou encore utiliser le formulaire dynamique en format pdf (ex: t4sum-fill-10b.pdf pour l'année 2011) disponible sur le site web de Revenu Canada ou en cliquant sur le lien ci-dessous. Il demeure préférable d'imprimer la feuille de travail et de la préserver dans vos dossiers avec une copie du formulaire Sommaire T4.

Enfin, si l'entreprise a plus de 50 employés, un bouton sera affiché pour créer un fichier contenant les feuillets T4 en format XML. Vous devez envoyer à Revenu Canada ce fichier (et non pas une copie des feuillets T4 sur papier car le Ministère les refusera étant donné qu'il y a plus de 50 employés). Si c'est votre cas, veuillez nous contacter.

Vous pouvez remplir le Sommaire T4 officiel en format pdf en cliquant sur le lien suivant:

Vous pouvez aussi consulter le guide T4 en cliquant sur le lien suivant:

Comment procéder pour l'impression des feuillets Relevé 1 et du Sommaire 1?

Tout d'abord, avant de lancer l'impression des feuillets Relevé 1, il est toujours préférable d'aller dans le dossier des employés et de s'assurer que les noms et adresses des employés sont exacts et complets.

Ensuite, à partir de l'écran principal de VSPS, il faut cliquer sur "Rapports" et sélectionner "Déductions à la source et contributions d'employeur au Québec". Dans ce rapport, pour chacune des périodes de versement, il faut s'assurer d'avoir inscrit le paiement dans la colonne "Remise versée" sinon il y aura un solde à payer dans le Sommaire 1...

Pour l'impression des feuillet Relevé 1

Dans l'écran du Rapport Relevé 1, lorsque l'on clique sur le bouton "Imprimer", l'écran d'impression est affiché. Dans cette fenêtre, il faut tout d'abord indiquer si on désire imprimer les feuillets ou encore le Sommaire 1.

Ensuite, pour l'impression des feuillets Relevé 1, si on le désire, on peut sélectionner les employés en cochant la case de chacun de ces employés dans la colonne "Sélect". Ainsi, il faut remettre, à chaque employé, une feuille contenant deux copies de son feuillet Relevé 1 (copies 2 et 3 car la copie 1 doit être envoyée à Revenu Québec).

Les feuillets Relevé 1 produits par VSPS sont autorisés par Revenu Québec. Il s'agit de les imprimer sur du papier blanc. Cependant, vous devez vous assurer d'utiliser la dernière mise à jour de VSPS (habituellement disponible en janvier suivant la fin de l'année). D'ailleurs, lors de l'impression du feuillet Relevé 1, le numéro débutant par "FS" doit être suivi des 2 derniers chiffres de l'année (par exemple, pour 2011, "FS11…").

Pour le Sommaire 1

Finalement, en cliquant sur l'onglet "Sommaire", le logiciel affiche la feuille de travail servant à remplir le formulaire Sommaire 1. Vous pouvez imprimer cette feuille mais contrairement au feuillet Relevé 1, il ne s'agit pas du formulaire officiel à envoyer à Revenu Québec avec la copie 1 des feuillets Relevé 1.

En effet, il est important de noter qu'il faut remplir le Sommaire Relevé 1 manuellement ou encore utiliser le formulaire dynamique en format pdf (ex: rlz-1.s(2011-10)d8.pdf pour l'année 2011) disponible sur le site web de Revenu Québec ou en cliquant sur le lien ci-dessous. Il demeure préférable d'imprimer la feuille de travail et de la préserver dans vos dossiers avec une copie du formulaire Sommaire 1.

Enfin, si l'entreprise a plus de 50 employés, un bouton sera affiché pour créer un fichier contenant les feuillets Relevé 1 en format XML. Vous devez envoyer à Revenu Québec ce fichier (et non pas une copie des feuillets sur papier car le Ministère les refusera étant donné qu'il y a plus de 50 employés). Si c'est votre cas, veuillez nous contacter.

Vous pouvez remplir le Sommaire 1 officiel en format pdf en cliquant sur le lien suivant:

Vous pouvez aussi consulter le guide Relevé 1 en cliquant sur le lien suivant:

Quelle est la meilleure façon pour faire une copie de sauvegarde des données de payes?

Les informations relatives aux payes d'une entreprise sont sauvegardées dans une base de données qui porte l'extension ".DL7". Ce fichier est créé par VSPS et son nom est composé du nom de l'entreprise suivi de "xx.DL7" (xx représentant les 2 derniers chiffres de l'année). Par exemple, si l'entreprise s'appelle "Ma compagnie Inc.", le nom de la base de données de 2012 sera alors "Ma compagnie Inc.12.DL7".

Ce fichier se trouve dans le répertoire où fut installé le logiciel, par défaut, C:\VSPS aaaa (aaaa représentant l'année). Comme ce répertoire contient également des sous-répertoires de données, pour faire une copie de sauvegarde, il est toujours préférable de copier le répertoire au complet.

En effet, il est primordial de faire régulièrement des copies de sauvegarde du répertoire VSPS sur un CD ou un DVD. L'idéal est de préserver ces copies de sauvegarde dans un endroit différent pour prévenir la perte de ces données en cas d'incendie, de vol, etc.